Home office. Co to jest i jak urządzić pracę z domu

Home office a praca zdalna w kodeksie

Określenie „home office" przyszło z angielskiego i w firmach przyjęło się jako zwykła nazwa pracy z domu. W przepisach go nie ma. Kodeks pracy mówi wyłącznie o pracy zdalnej, czyli pracy wykonywanej całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania (art. 67¹⁸).

Z tej definicji wynikają dwie rzeczy. Po pierwsze, dom jest tylko jednym z możliwych miejsc. Praca zdalna może się odbywać także np. w mieszkaniu rodziców czy w coworkingu, o ile miejsce zostało uzgodnione. Po drugie, „częściowo" oznacza, że kilka dni w domu i kilka w biurze to również praca zdalna. O takim układzie piszemy w artykule Praca hybrydowa.

Kodeks rozróżnia też dwa tryby. Zwykła praca zdalna jest uzgadniana przy zawieraniu umowy albo w trakcie zatrudnienia (art. 67¹⁹). Praca zdalna okazjonalna to praca na wniosek pracownika, do 24 dni w roku kalendarzowym (art. 67³³). Dla każdego z nich obowiązują trochę inne zasady, więc warto wiedzieć, o którym mowa. Szczegóły w artykułach Praca zdalna w kodeksie pracy i Praca zdalna okazjonalna.

Kto dostarcza sprzęt

Przy zwykłej pracy zdalnej punktem wyjścia jest sprzęt od pracodawcy. Kodeks każe mu zapewnić materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne niezbędne do pracy zdalnej, a także ich instalację, serwis i konserwację albo pokrycie tych kosztów (art. 67²⁴). Do tego dochodzą koszty prądu i usług telekomunikacyjnych potrzebnych do pracy oraz szkolenia i pomoc techniczna.

Strony mogą ustalić inaczej. Jeśli pracownik woli pracować na własnym laptopie czy monitorze, można to zapisać, a pracownik dostaje wtedy ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Sprzęt musi jednak spełniać wymagania BHP (art. 67²⁴). Zamiast zwracać koszty albo wypłacać ekwiwalent, można wypłacać ryczałt odpowiadający przewidywanym kosztom pracownika. Jak to zapisać, opisujemy w artykule Regulamin pracy zdalnej.

Wyjątkiem jest praca zdalna okazjonalna. Do niej przepis o sprzęcie i kosztach nie ma zastosowania (art. 67³³), dlatego warto z góry ustalić, na jakim sprzęcie pracuje się w takie dni.

Jak urządzić stanowisko w domu

Za urządzenie stanowiska odpowiada pracownik i ma przy tym uwzględnić wymagania ergonomii (art. 67³¹). Pracodawca nie zostaje jednak z boku. Przygotowuje ocenę ryzyka zawodowego, która uwzględnia wpływ pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy i uwarunkowania psychospołeczne, oraz informację o tym, jak stanowisko zorganizować (art. 67³¹). W praktyce dobrze, żeby była to krótka, konkretna lista, a nie kilkanaście stron ogólników.

Do tego dochodzi kilka spraw, o których łatwo zapomnieć: stabilne łącze, słuchawki z mikrofonem na rozmowy, miejsce, w którym można zamknąć drzwi, i przerwy od ekranu. Więcej o przepisach BHP w domu w artykule BHP przy pracy zdalnej, a o codziennych nawykach w tekście Jak pracować zdalnie.

Przed dopuszczeniem do pracy zdalnej pracownik składa dwa oświadczenia: że zapoznał się z oceną ryzyka i zasadami BHP oraz że w jego miejscu pracy są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki (art. 67³¹). Warto zrobić z tego jeden prosty formularz.

Jak uporządkować home office w firmie

Home office szybko się rozjeżdża, gdy każdy kierownik ustala zasady po swojemu. Kodeks przewiduje, że zasady pracy zdalnej określa się w porozumieniu ze związkami zawodowymi, a gdy ich nie ma, w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników (art. 67²⁰). Praca zdalna jest możliwa także bez regulaminu, ale wtedy zasady trzeba ustalić w porozumieniu z każdym pracownikiem albo w poleceniu pracy zdalnej.

W takim dokumencie trzeba określić m.in.:

• Kto może pracować zdalnie. Grupy pracowników albo stanowiska objęte pracą zdalną.
• Koszty. Zasady pokrywania kosztów, ekwiwalentu albo ryczałtu.
• Kontakt. Jak się porozumiewać i jak pracownik potwierdza obecność na stanowisku pracy.
• Kontrola. Zasady kontroli wykonywania pracy, BHP i ochrony informacji, w tym danych osobowych.
• Sprzęt. Instalacja, inwentaryzacja, serwis i aktualizacje powierzonych narzędzi.

Lista pochodzi wprost z kodeksu (art. 67²⁰), a wzór znajdziesz w artykule Regulamin pracy zdalnej. Osobno pracodawca określa procedury ochrony danych osobowych przy pracy zdalnej, a pracownik potwierdza, że się z nimi zapoznał (art. 67²⁶).

Dobrze też zawczasu ustalić, jak wygląda kontrola w domu. Kodeks pozwala ją przeprowadzić w porozumieniu z pracownikiem, w miejscu pracy zdalnej i w jego godzinach pracy, ale bez naruszania prywatności pracownika i domowników (art. 67²⁸). Sposób kontroli warto opisać w regulaminie z góry, żeby nikogo nie zaskoczył.

Ostatnia sprawa to równe traktowanie. Osoba pracująca z domu nie może być gorzej traktowana przy awansach, szkoleniach czy warunkach zatrudnienia (art. 67²⁹), a pracodawca umożliwia jej przebywanie w firmie, kontakt z innymi i korzystanie z pomieszczeń na zasadach przyjętych dla wszystkich (art. 67³⁰). W praktyce oznacza to, że ustalenia z biura trzeba zapisywać tam, gdzie widzą je wszyscy.

Jak zacząć

Uzgodnienie może wyjść od pracodawcy albo od pracownika, który składa wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 67¹⁹). Gotowy wzór jest w artykule Wniosek o pracę zdalną. Po stronie firmy kolejność jest prosta: regulamin, ocena ryzyka z informacją o stanowisku, procedury ochrony danych, oświadczenia pracownika i wydany sprzęt. Gdy te dokumenty raz powstaną, kolejne osoby przechodzą na pracę z domu bez wymyślania wszystkiego od nowa.