BHP przy pracy zdalnej. Ocena ryzyka, oświadczenie, kontrola i wypadek

Co z BHP obowiązuje w domu pracownika

Pracownik zdalny nadal jest objęty przepisami o bezpieczeństwie i higienie pracy z działu dziesiątego kodeksu pracy, w zakresie wynikającym z rodzaju i warunków jego pracy. Kodeks wyłącza przy tym kilka konkretnych obowiązków i wymienia je wprost w art. 67³¹ § 1.

Ważny jest też podział ról. Stanowisko pracy zdalnej organizuje pracownik, uwzględniając wymagania ergonomii (art. 67³¹ § 8). Rolą firmy jest przygotować ocenę ryzyka i zasady, a potem uzyskać od pracownika potwierdzenie, że je zna i że jego miejsce pracy jest bezpieczne.

Niektórych prac nie wolno wykonywać zdalnie wcale. Kodeks wymienia prace szczególnie niebezpieczne, prace z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, ze szkodliwymi czynnikami biologicznymi i substancjami radioaktywnymi, prace przekraczające normy czynników fizycznych dla mieszkań oraz prace powodujące intensywne brudzenie (art. 67³¹ § 4).

Krok 1. Ocena ryzyka zawodowego

Ocena ryzyka dla pracy zdalnej ma brać pod uwagę zwłaszcza wpływ tej pracy na wzrok, na układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne (art. 67³¹ § 5). Chodzi więc o ekran, krzesło, wysokość biurka, przerwy, ale też o izolację i zacieranie się granicy między pracą a domem.

Nie trzeba robić osobnej oceny dla każdej osoby. Kodeks pozwala sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka dla grup stanowisk pracy zdalnej, na przykład jedną dla wszystkich pracowników administracyjno-biurowych pracujących z domu.

Krok 2. Informacja BHP dla pracownika

Na podstawie oceny ryzyka przygotowuje się informację, która zawiera (art. 67³¹ § 5):

• zasady i sposoby organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem ergonomii,
• zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej,
• czynności do wykonania po zakończeniu pracy zdalnej,
• zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych zagrażających życiu lub zdrowiu.

Dobra informacja jest krótka i konkretna. Zamiast ogólników o „właściwym oświetleniu" lepiej napisać, jak ustawić monitor względem okna, jak często robić przerwę od ekranu i do kogo dzwonić, gdy coś się stanie. Praktyczne wskazówki do urządzenia stanowiska znajdziesz w poradniku Home office.

Krok 3. Oświadczenia pracownika

Przed rozpoczęciem pracy zdalnej pracownik składa dwa potwierdzenia, oba w postaci papierowej albo elektronicznej. Można je połączyć w jednym dokumencie.

Drugie z tych oświadczeń jest warunkiem dopuszczenia do pracy zdalnej. Bez niego pracownik nie powinien zaczynać pracy z domu. Jeśli zmienia się miejsce pracy zdalnej, warto zebrać oświadczenie na nowo, bo dotyczy ono konkretnego, uzgodnionego miejsca.

Osobna sytuacja to praca zdalna na polecenie, na przykład w czasie stanu epidemii albo gdy biuro czasowo nie zapewnia bezpiecznych warunków z powodu siły wyższej. Wtedy pracownik bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadcza dodatkowo, że ma warunki lokalowe i techniczne do pracy zdalnej (art. 67¹⁹ § 3).

Przy nowych pracownikach, którzy od początku pracują zdalnie na stanowisku administracyjno-biurowym, szkolenie wstępne BHP można przeprowadzić w całości zdalnie. Pracownik potwierdza ukończenie szkolenia papierowo albo elektronicznie (art. 67³¹ § 2).

Krok 4. Kontrola pracy zdalnej

Firma może kontrolować trzy rzeczy: samo wykonywanie pracy, przestrzeganie zasad BHP oraz bezpieczeństwo informacji, w tym ochronę danych osobowych (art. 67²⁸ § 1). Zasady tych kontroli trzeba jednak najpierw opisać w regulaminie, porozumieniu ze związkami, poleceniu albo porozumieniu z pracownikiem. Wzór takich zapisów znajdziesz w artykule Regulamin pracy zdalnej.

Sama kontrola ma trzy stałe warunki:

• w porozumieniu z pracownikiem, czyli termin i formę ustala się razem, a nie ogłasza jednostronnie,
• w miejscu wykonywania pracy zdalnej,
• w godzinach pracy pracownika.

Kodeks dodaje, że sposób kontroli dopasowuje się do miejsca i rodzaju pracy, a czynności kontrolne nie mogą naruszać prywatności pracownika ani jego domowników, ani utrudniać korzystania z mieszkania zgodnie z przeznaczeniem (art. 67²⁸ § 2). Rozdział o pracy zdalnej nie mówi, jak często kontrolować, więc częstotliwość i tryb uzgadniania terminu warto opisać w regulaminie.

Co, jeśli kontrola wykaże uchybienia? Przy pracy zdalnej uzgodnionej w trakcie zatrudnienia firma wyznacza termin na ich usunięcie albo cofa zgodę na pracę zdalną. W tym drugim przypadku pracownik wraca do dotychczasowego miejsca pracy w terminie wskazanym przez pracodawcę (art. 67²⁸ § 3).

Wypadek przy pracy zdalnej

Do wypadku przy pracy zdalnej stosuje się odpowiednio art. 234 kodeksu i przepisy wykonawcze o ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków (art. 67³¹ § 9). Postępowanie wygląda więc tak samo jak przy wypadku w biurze: pierwsza pomoc, ustalenie okoliczności i przyczyn przez zespół powypadkowy, protokół, wpis do rejestru wypadków i środki, które zapobiegną podobnym zdarzeniom.

Różnica dotyczy oględzin miejsca wypadku, czyli mieszkania pracownika. Odbywają się po zgłoszeniu wypadku, w terminie uzgodnionym przez pracownika i członków zespołu powypadkowego. Jeśli pracownik ze względu na stan zdrowia nie jest w stanie tego ustalić, termin uzgadnia jego domownik. Zespół może w ogóle zrezygnować z oględzin, gdy okoliczności i przyczyny wypadku nie budzą jego wątpliwości (art. 67³¹ § 10).

Warto, żeby informacja BHP mówiła wprost, komu i jak szybko zgłosić wypadek. Pracownik w domu nie ma obok przełożonego ani kolegi, który by to zrobił za niego.

A praca zdalna okazjonalna?

Przy pracy zdalnej okazjonalnej, do 24 dni w roku, kodeks wyłącza część przepisów rozdziału, ale nie przepisy o ocenie ryzyka, informacji BHP i oświadczeniach (art. 67³³ § 2). Kontrola odbywa się tu na zasadach ustalonych z pracownikiem (art. 67³³ § 3). Najprościej mieć jeden komplet dokumentów BHP dla wszystkich form pracy zdalnej.

Lista kontrolna

• Ocena ryzyka dla stanowisk pracy zdalnej, choćby jedna wspólna dla grupy stanowisk.
• Informacja BHP z czterema elementami wymaganymi przez kodeks.
• Oświadczenia pracownika o zapoznaniu się z zasadami i o warunkach na stanowisku, zebrane przed startem.
• Zasady kontroli opisane w regulaminie, porozumieniu albo poleceniu.
• Jasna ścieżka zgłaszania wypadku.

Pozostałe zasady pracy zdalnej, od uzgodnienia po koszty, opisujemy w artykule Praca zdalna w kodeksie pracy.