Jak pracować zdalnie w zespole. Zasady, które działają

W biurze wiele rzeczy dzieje się samo. Ktoś usłyszy rozmowę przy biurku obok, ktoś zapyta przy kawie, nowa osoba podpatrzy, jak pracują inni. Przy pracy zdalnej tych okazji nie ma, więc trzeba je zastąpić czymś świadomie zaplanowanym. Poniżej zasady, które warto ustalić w zespole, zanim pojawią się problemy.

Piszemy więcej, niż mówimy

Podstawą pracy zdalnej jest komunikacja pisemna. Nie chodzi o to, żeby nikt ze sobą nie rozmawiał, tylko o to, żeby ważne rzeczy zostawały zapisane w miejscu, do którego każdy ma dostęp.

• Decyzje w jednym miejscu. Ustalenia z rozmowy telefonicznej czy wideorozmowy ktoś streszcza w dwóch, trzech zdaniach w zadaniu, w dokumencie albo w wątku zespołu. Jeśli decyzji nie zapisano, dla reszty zespołu jej nie było.
• Wiadomość bez dopytywania. Zamiast „masz chwilę?" lepiej od razu napisać, o co chodzi, co już wiadomo i czego się oczekuje. Odbiorca odpowie wtedy, gdy będzie mógł, i nie musi czekać na drugą wiadomość.
• Właściwy kanał. Czat do krótkich spraw, zadania do pracy, dokumenty do rzeczy, które mają przetrwać dłużej niż tydzień. Gdy wszystko ląduje na czacie, po miesiącu nikt niczego nie znajdzie.

Asynchronicznie, gdy się da

Praca asynchroniczna oznacza, że ludzie nie muszą być dostępni w tej samej chwili, żeby posunąć sprawę do przodu. Jedna osoba zostawia pytanie rano, druga odpowiada po południu, a w międzyczasie obie robią swoje.

To wymaga cierpliwości i jasnych oczekiwań. Dobrze jest spisać, jaki czas odpowiedzi jest normalny: na przykład na czacie w ciągu kilku godzin, w zadaniach do końca następnego dnia roboczego. Osobno ustalcie jeden kanał do spraw naprawdę pilnych, telefon albo konkretny wątek, żeby nie trzeba było pilnować wszystkich powiadomień naraz.

Spotkania z celem

Wideorozmowa łatwo staje się odpowiedzią na każdy problem. Kalendarz wypełnia się spotkaniami, a na właściwą pracę zostają wieczory. Kilka zasad, które pomagają:

• Bez celu nie ma spotkania. W zaproszeniu jest jedno zdanie, czego ma dotyczyć i co ma z niego wyniknąć.
• Najpierw tekst. Informacje, które można przeczytać, wysyła się przed spotkaniem. Czas razem zostaje na dyskusję i decyzje.
• Krócej. Domyślnie 25 albo 50 minut zamiast pełnej godziny, żeby między spotkaniami była przerwa.
• Notatka po spotkaniu. Kto co robi i do kiedy. Osoby nieobecne powinny wiedzieć wszystko bez pytania.

Jedno stałe, krótkie spotkanie zespołu w tygodniu bywa cenniejsze niż codzienne odprawy. Warto też zostawić miejsce na rozmowę o niczym, bo bez niej zespół zdalny szybko staje się zbiorem osób, które znają się tylko z zadań.

Dostępność i granice

Zdalnie łatwo popaść w jedną z dwóch skrajności: albo nikt nie wie, kiedy kogo złapać, albo wszyscy odpisują o 22. Pomaga prosta umowa:

• wspólne godziny, w których wszyscy są osiągalni, na przykład od 10 do 14, a resztę dnia każdy układa po swojemu w ramach ustalonego czasu pracy,
• status w komunikatorze, który mówi prawdę: przerwa, spotkanie, praca w skupieniu,
• wiadomości po godzinach wysyłane z opóźnieniem albo z dopiskiem, że odpowiedź może poczekać do jutra.

Sposób porozumiewania się i potwierdzania obecności przy pracy zdalnej to zresztą jedna z rzeczy, które kodeks każe określić w regulaminie albo porozumieniu (art. 67²⁰ § 6 pkt 4). Jak to zapisać, pokazujemy w artykule o regulaminie pracy zdalnej, a ogólne zasady opisuje strona praca zdalna w kodeksie pracy.

Wdrażanie nowej osoby na odległość

Nowa osoba w zespole zdalnym nie podpatrzy, jak pracują inni, i często krępuje się pytać. Dlatego pierwsze tygodnie warto zaplanować dokładniej niż w biurze:

• Sprzęt i dostępy gotowe pierwszego dnia. Nic tak nie zniechęca jak tydzień czekania na konto.
• Opiekun. Jedna konkretna osoba, do której można pisać z każdym pytaniem, także „głupim".
• Spisane podstawy. Krótki dokument: kto za co odpowiada, gdzie co leży, jakie są zwyczaje zespołu.
• Małe zadanie na start. Coś, co da się skończyć w pierwszym tygodniu i pokazać innym.
• Częste krótkie rozmowy. Na początku nawet codziennie po kilkanaście minut, potem rzadziej.

Jeśli to możliwe, pierwsze dni dobrze jest spędzić z zespołem na miejscu. Przy pracy hybrydowej łatwo to zgrać z dniem, w którym wszyscy są w biurze.

Efekty zamiast obecności

Zielona kropka w komunikatorze nie mówi nic o tym, czy praca idzie do przodu. Zespoły, którym praca zdalna dobrze wychodzi, umawiają się na wyniki, a nie na widoczność.

W praktyce oznacza to jasno opisane zadania z terminem i właścicielem, cotygodniowy krótki przegląd tego, co zostało zrobione i co blokuje pracę, oraz rozmowę z przełożonym raz na jakiś czas, w której mówi się o wynikach i przeszkodach, a nie o godzinach przy komputerze. Zasady kontroli wykonywania pracy zdalnej też powinny być spisane (art. 67²⁰ § 6 pkt 5), więc dobrze, żeby od początku dotyczyły efektów.

Mierzenie efektów nie zwalnia z pilnowania czasu pracy. Zmienia tylko to, o czym rozmawia się na co dzień.

Wady i zalety pracy zdalnej

Praca zdalna nie jest lepsza ani gorsza sama w sobie. Ma mocne strony i słabe, a od ustaleń w zespole zależy, które przeważą.

Dużo zależy też od warunków w domu. Wygodne stanowisko i spokojny kąt robią różnicę, o czym piszemy w artykułach o urządzeniu home office i o BHP przy pracy zdalnej.

Krótka lista na start

Jeśli zespół dopiero przechodzi na pracę zdalną, wystarczy na początek ustalić pięć rzeczy: gdzie zapisujemy decyzje, którego kanału używamy do czego, w jakich godzinach wszyscy są osiągalni, jak wyglądają nasze stałe spotkania i po czym poznajemy, że praca jest zrobiona. Po miesiącu warto usiąść razem i sprawdzić, co działa, a co trzeba zmienić.