Regulamin pracy zdalnej. Co musi zawierać i jak policzyć ekwiwalent

Czy regulamin jest obowiązkowy

Nie zawsze. Kodeks każe najpierw ustalić zasady w układzie zbiorowym albo w porozumieniu ze związkami zawodowymi. Jeśli związków nie ma, pracodawca wydaje regulamin po konsultacji z przedstawicielami pracowników (art. 67²⁰ § 1-4).

Bez porozumienia i regulaminu praca zdalna też jest możliwa. Wtedy zasady wpisuje się w porozumienie z konkretnym pracownikiem albo w polecenie pracy zdalnej (art. 67²⁰ § 5). Przy kilku osobach to działa, przy kilkunastu robi się z tego stos dokumentów.

Osiem rzeczy, które regulamin musi określać

Według art. 67²⁰ § 6 regulamin określa w szczególności:

1. grupy pracowników, którzy mogą pracować zdalnie,
2. zasady pokrywania kosztów pracy zdalnej,
3. zasady ustalania ekwiwalentu albo ryczałtu,
4. zasady porozumiewania się, w tym sposób potwierdzania obecności,
5. zasady kontroli wykonywania pracy,
6. zasady kontroli BHP,
7. zasady kontroli bezpieczeństwa informacji i ochrony danych osobowych,
8. zasady instalacji, inwentaryzacji, serwisu i aktualizacji powierzonego sprzętu.

Szkielet regulaminu do skopiowania

To punkt wyjścia, który trzeba dopasować do firmy i skonsultować z przedstawicielami pracowników.

REGULAMIN PRACY ZDALNEJ
[nazwa pracodawcy]

§ 1. Postanowienia ogólne
1. Regulamin określa zasady wykonywania pracy zdalnej w rozumieniu art. 67(18) Kodeksu pracy.
2. Regulamin wydano po konsultacji z przedstawicielami pracowników w dniu [data].

§ 2. Kto może pracować zdalnie
Pracę zdalną mogą wykonywać pracownicy zatrudnieni na stanowiskach: [lista stanowisk lub działów].

§ 3. Koszty i ryczałt
1. Pracodawca zapewnia [laptop, monitor, słuchawki] i ich serwis.
2. Z tytułu kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych pracownik otrzymuje ryczałt w wysokości [kwota] zł miesięcznie przy pracy zdalnej w pełnym wymiarze; przy pracy częściowej ryczałt ustala się proporcjonalnie do liczby dni pracy zdalnej.
3. Wysokość ryczałtu ustalono na podstawie [norm zużycia energii przez sprzęt, średnich cen prądu i internetu].

§ 4. Komunikacja i obecność
1. Pracownik jest dostępny w godzinach pracy na [czat firmowy, telefon, poczta].
2. Rozpoczęcie i zakończenie pracy pracownik potwierdza przez [sposób].

§ 5. Kontrola pracy, BHP i ochrony danych
1. Kontrolę przeprowadza [osoba lub dział] w porozumieniu z pracownikiem, w miejscu pracy zdalnej i w godzinach pracy.
2. Kontrola nie może naruszać prywatności pracownika i domowników.

§ 6. Sprzęt
Sprzęt powierzony pracownikowi podlega inwentaryzacji [raz w roku]; aktualizacje oprogramowania instaluje [dział IT / pracownik według instrukcji].

§ 7. Postanowienia końcowe
Regulamin wchodzi w życie po upływie [liczba] dni od podania go do wiadomości pracowników.

Ekwiwalent czy ryczałt

Ekwiwalent dotyczy sytuacji, gdy strony umówią się, że pracownik pracuje na własnym sprzęcie; jego wysokość ustalają razem (art. 67²⁴ § 2 i 3). Ryczałt zastępuje rozliczanie kosztów i ekwiwalent jedną stałą kwotą, która ma odpowiadać przewidywanym kosztom (art. 67²⁴ § 4).

Przy ustalaniu kwoty bierze się pod uwagę normy zużycia sprzętu i prądu, udokumentowane ceny rynkowe oraz koszty usług telekomunikacyjnych (art. 67²⁴ § 5). Kodeks nie podaje stawki. Liczy się realne zużycie na potrzeby pracy, a nie cały domowy rachunek: moc laptopa i monitora razy godziny pracy razy cena kWh, plus część abonamentu internetowego. Notatka z takim wyliczeniem zamyka temat przy ewentualnej kontroli.

Ani ekwiwalent, ani ryczałt nie są przychodem w rozumieniu ustawy o PIT (art. 67²⁵).